Comment Helmee Imaging Oy utilise les données des clients et les données personnelles liées au marketing

Informations sur la politique de confidentialité – Comment Helmee Imaging Oy utilise les données des clients et les données personnelles liées au marketing.

Le présent document est une information sur la politique de confidentialité dans le cadre du règlement général sur la protection des données de l’UE (« RGPD »). Dernière modification le 22 mai 2018

1. Responsable du traitement des données

Helmee Imaging Oy, Rantaperkiönkatu 1 D 13, FI-33100 Tampere, FINLAND – www.helmee.com

2. Coordonnées du contact pour les questions concernant les données personnelles

Sales Administrator, info@helmee.files.fi, p. 040 7698667

3. La finalité et la base juridique du traitement des données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre des présentes a pour but de maintenir les contacts avec les clients et de commercialiser les produits d’Helmee. La base juridique du traitement des données à caractère personnel est l’exécution du contrat du client, ou la demande du client de prendre des mesures préparatoires à cet effet (article 6 (1)(b) du RGPD) et l’intérêt légitime d’Helmee à commercialiser ses produits auprès de ses contacts (article 6 (1)(f) du RGPD).

Les informations ne sont pas utilisées pour la prise de décision automatisée ou le profilage.

4. Données à caractère personnel traitées

Helmee traite les données personnelles que la personne concernée peut lui communiquer. Ces informations comprennent le nom, le titre, la société, les informations de facturation tant pour la personne concernée que pour la société, et, par exemple, les noms des profils de médias sociaux de la personne concernée ou de sa société, ainsi que les informations données, par exemple, sur les cartes de visite ou dans les pieds de page des emails. En outre, Helmee traitera les informations relative aux clients, aux commandes, aux changements de commande et autres.

Outre les informations obtenues directement auprès de la personne concernée, Helmee peut également enregistrer des informations, par exemple l’adresse IP utilisée par la personne concernée, l’utilisation du site web Helmee ainsi que le contenu, les likes et autres éléments similaires provenant des comptes de médias sociaux.

5. Sources de données récurrentes

Les données sont principalement obtenues auprès de la personne concernée elle-même par le biais, par exemple, de formulaires sur le site web d’Helmee, lors de réunions et de contacts avec les clients et dans des contextes similaires. Certaines données peuvent également être obtenues à partir de sources publiques, telles que les services d’information des entreprises ou les comptes de médias sociaux de la personne concernée.

6. Périodes de stockage

Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation avec le client et pendant deux ans par la suite. Si, pendant cette période, Helmee a une croyance raisonnable que les données peuvent être nécessaires plus longtemps, par exemple, pour un litige potentiel, les données peuvent être conservées jusqu’à ce que la période de prescription pertinente ait expiré.

Les données marketing qui ne sont pas liées à une relation client sont conservées pendant deux ans ou jusqu’à ce que la partie concernée demande leur suppression.

Dans la mesure où les données personnelles d’un client ou d’un contact marketing seraient traitées sur la base du consentement de la personne concernée, celle-ci peut retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement n’affecte toutefois pas la légalité des mesures de traitement des données déjà prises.

7. Communications régulières de données à caractère personnel ; transferts en dehors de l’UE/EEE

Les données personnelles peuvent être transférées à des processeurs de données tels qu’une société externe qui envoie une newsletter au nom de la société, par exemple MailChimp. Les informations peuvent également être divulguées aux revendeurs d’Helmee, dont certains sont situés en dehors de l’UE. Helmee a conclu des accords de traitement des données conformément à l’article 28 du GDPR avec ces entités. En ce qui concerne les revendeurs situés en dehors de l’UE ou de l’EEE, Helmee a également conclu un accord comprenant les clauses contractuelles types visées à l’article 46 (2)(c), du GDPR afin de garantir un traitement sûr des données personnelles en dehors de l’UE/EEE également.

Helmee utilise également des services d’analyse externes, tels que Google Analytics, Leadfeeder, etc., qui peuvent opérer à l’intérieur et à l’extérieur de l’UE.

Les données ne peuvent être publiées que si cela a été convenu avec le client.

8. Sécurité des informations

Le traitement des données à caractère personnel sera effectué avec le soin approprié et toute donnée traitée par des systèmes informatiques sera protégée de manière adéquate. Lorsque les données sont stockées sur des serveurs Internet, la sécurité des informations physiques et numériques des appareils est assurée. Helmee veillera à ce que les données sauvegardées, les droits d’accès au serveur et les informations essentielles à la sécurité du stockage des données soient traités de manière confidentielle et uniquement par les membres du personnel pour qui cela est requis dans le cadre de leurs fonctions.

9. Le droit de consulter les données et de faire rectifier les données incorrectes

Toutes les personnes concernées ont le droit de consulter les données personnelles que Helmee détient à leur sujet et d’exiger que les informations incorrectes ou manquantes soient mises à jour. Si la personne concernée souhaite consulter ses données personnelles ou demander qu’elles soient corrigées, une demande écrite peut être envoyée à Helmee en utilisant les coordonnées fournies ci-dessus. Helmee peut demander au demandeur de s’identifier, si nécessaire.

Helmee répondra à la personne concernée sans retard excessif et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois.

10. Autres droits liés aux données personnelles

La personne concernée a également le droit de s’opposer au traitement de ses données personnelles et de demander que les informations la concernant soient supprimées du registre. La personne concernée dispose également de tous les autres droits prévus par le règlement général sur la protection des données de l’UE, comme le droit de faire restreindre le traitement des données personnelles dans certains cas. Les demandes doivent être envoyées à Helmee par écrit en utilisant les coordonnées fournies ci-dessus. Helmee peut demander au demandeur de s’identifier, si nécessaire. Helmee répondra à la personne concernée sans retard excessif et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois. Si la personne concernée estime que Helmee a traité ses données de manière illégale, elle peut déposer une plainte auprès du responsable de la protection des données de son lieu de résidence ou de travail. En Finlande, le contrôleur de la protection des données est le médiateur de la protection des données (voir tietosuoja.fi).